El Departament d’Administració està vinculat a tots els serveis que depenen de Fundació Privada Aspanide i són el suport dels òrgans de govern Patronat. Està dividit en l’Àrea Administrativa, Àrea laboral, Àrea Comptable i Tresoreria, Relacions amb Administracions i Àrees de suport als òrgans de govern. Aquestes àrees desenvolupen les funcions següents:
Àrea administrativa
- Atenció centraleta.
- Acollida a les famílies dels usuaris.
- Relació i control de proveïdors.
- Elaboració de documents derivats d’usuaris/professionals dels serveis (programes, informes, rebuts de cobrament, tramitacions de contractes assistencials…).
- Elaboració o tramitació de documents relacionats amb organismes oficials, entitats bancàries, privades o del sector serveis.
- Assistència reunions Comitè d’Evacuació i Emergència.
- Coordinació amb la resta de professionals que formen part de l’equip de treball.
- Control de gestió de totes les activitats necessàries pel bon funcionament dels serveis.
- Preparació de les revisions mèdiques del personal.
- Preparació vestuari del personal.
- Control farmàcia de tots els serveis.
Àrea laboral
- Gestió de recursos humans en contacte amb l’assessoria.
- Atenció a les peticions del personal.
- Contractes del personal.
- Nòmines.
- Seguretat social.
- Impostos.
- Supervisió de les hores.
Àrea comptable i tresoreria
- Control de despeses i inversions (pagaments a proveïdors, extractes entitats bancàries, ingressos de subvencions dels serveis….).
- Col·laboració en l’elaboració dels balanços i pressupostos dels serveis.
- Preparació de l’auditoria i contacte amb l’empresa auditora.
- Contactes amb entitats bancàries.
Àrea de relacions amb institucions
- Generalitat de Catalunya, amb els seus departaments per fer el seguiment de les subvencions o gestions atorgades als nostres serveis.
- Ajuntament.
- Entitats bancàries.
- Entitats privades o del sector (DINCAT, Coordinadora de Profunds, Fundació Catalana de l’Esplai, GRAMEPARK, GRAMEIMPULS, SEGURONCE, Centres de formació…).
Àrea de suport als òrgans de govern
- Convocar als patrons per a les reunions del Patronat.
- Preparar la documentació per a les reunions de Patronat, de les comisions, dels consells participatius dels serveis o altres Entitats.
- Suports administratiu a secretaria de Fundació.
- Organització d’arxius i fons documentals de l’Entitat.